Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate a TotalSoft detaliază tipul datelor pe care le colectăm, în ce scop colectăm aceste date și ce măsuri de siguranță utilizăm pentru a proteja securitatea datelor cu caracter personal

Politica de confidențialitate

NOTIFICARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Despre această notificare privind confidenţialitatea
Prezenta Notificare despre confidenţialitate se va aplica din data de 25 mai 2018, când Regulamentul general privind protecţia datelor („RGPD”), destinat unificării şi consolidării protecţiei datelor în întreaga Uniune Europeană, va intra în vigoare. În prezent, Totalsoft se pregăteşte pentru RGPD prin revizuirea şi adaptarea, acolo unde este cazul, a proceselor sale operaţionale şi a politicilor de măsuri privind securitatea datelor dintr-o perspectivă RGPD, precum şi prin adoptarea unor proceduri adecvate pentru a permite persoanelor vizate să-şi exercite noile drepturi conform RGPD.

Totalsoft este unul dintre cei mai importanţi furnizori de sisteme software pentru business din Europa Centrală, iar activităţile noastre sunt orientate, în principal, spre companii, organizaţii şi profesionişti. Nu încercăm cu bună ştiinţă să solicităm sau să primim informaţii de la sau despre copii.

Din perspectiva reglementărilor privind protecţia datelor, Totalsoft este „operatorul de date” Identitatea şi detaliile noastre de contact sunt:

Operator date: Total Soft S.A.
Adresa:  Şos. Bucureşti Nord 10, Global City Business Park, clădirea O21, etajele 6, 7 şi 8, Voluntari, județul Ilfov, România
Nr. Registrul Comerţului:  J23/3370/2016
Telefon:  (004) 021 335 17 10
Site web: www.totalsoft.ro

Această Notificare a fost pregătită pentru a informa persoanele („Persoanele vizate”) despre datele cu caracter personal colectate de către Totalsoft în decursul activităţii sale, motivul prelucrării şi felul în care sunt utilizate astfel de date. 

Ne rezervăm dreptul de a actualiza şi modifica această Notificare privind confidenţialitatea, precum şi Politica noastră privind Protecţia datelor cu caracter personal la anumite intervale de timp. Vă vom înştiinţa despre orice modificări aduse prezentei Notificări privind confidenţialitatea sau Politicii privind Protecţia datelor cu caracter personal prin anunţuri pe site-ul nostru web sau prin alte mijloace adecvate.

Responsabil cu protecţia datelor
Din 25 mai 2018, Totalsoft va avea un responsabil intern cu protecţia datelor (RPD) pe care îl puteţi contacta dacă aveţi întrebări sau îngrijorări în legătură cu politicile sau practicile Totalsoft privind datele cu caracter personal. Puteţi contacta RPD Totalsoft prin e-mail, la adresa dpo@totalsoft.ro.

Cum colectăm Datele cu caracter personal?
În principal colectăm datele cu caracter personal pe care ni le oferiţi direct, prin completarea formularului prin care vi se solicită informaţii în legătură cu produsele noastre, pe site-urile www.totalsoft.ro sau www.charisma.ro sau în timp ce ne vizitaţi ori vă întâlniţi cu reprezentanţii noştri. Informaţii suplimentare sunt colectate în cadrul interviurilor telefonice conduse de departamentul nostru de marketing.

Colectăm, de asemenea, date cu caracter personal de la dvs. sau de la organizaţia dvs. în timpul executării contractelor.

Procesul nostru de colectare a datelor cu caracter personal poate avea loc prin: i) site-ul web, aplicaţii mobile, e-mail, suporturi digitale sau software aparţinând terţilor, inclusiv portalurile de recrutare; ii) contracte, aplicaţii, formulare, call center, asistenţă tehnică la distanţă, unităţi de vânzări şi marketing, cookie-uri de pe site-uri web, cărţi de vizită, telefon etc.; sau iii) interviuri faţă în faţă.

Ce date cu caracter personal colectăm?
Când vă înregistraţi la noi, colectăm informaţii despre dvs., inclusiv numele dvs. complet, numele angajatorului dvs., rolul dvs. în organizaţie, adresa dvs. de e-mail, precum şi numerele dvs. de telefon (fix şi mobil). 

Când compania dvs. achiziţionează produsele sau serviciile noastre, colectăm informaţii despre reprezentanţii companiei client, persoanele de contact, membrii echipei de proiect şi utilizatori. Informaţiile colectate includ numele complet, numele angajatorului, rolul, adresa de serviciu, adresa de e-mail, numerele de telefon (fix şi mobil) şi numărul de fax. Acestea ne sunt furnizate direct de către dvs. sau de către organizaţia dvs. 

De ce prelucrăm Datele dvs. cu caracter personal?
Prelucrăm datele cu caracter personal pe care le colectăm din două motive principale: (1) pentru a ne conduce activitatea şi a furniza produsele şi serviciile pe care le oferim şi (2) pentru a trimite comunicări de marketing legate de produsele şi serviciile noastre.

Când prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a furniza produse şi servicii, acestea sunt necesare pentru negocierea, încheierea şi executarea contractului cu clienţii şi în scopurile intereselor legitime urmărite în executarea unor astfel de contracte. 

Prelucrarea efectuată pentru desfăşurarea activităţii noastre include:
  • Stabilirea, menţinerea şi încheierea de contracte/relaţii de business;
  • Personalizarea produselor şi serviciilor disponibile în conformitate cu cererile; actualizarea şi îmbunătăţirea produselor şi serviciilor disponibile conform nevoilor clientului, dezvoltarea legală şi tehnică.
  • Înregistrarea utilizatorilor în sisteme, anume pentru produsele şi serviciile disponibile;
  • Furnizarea de servicii de call center şi asistenţă tehnică la distanţă; urmărirea numărului de apeluri şi a conţinutului acestora;
  • Contact/comunicare;
  • Păstrarea şi urmărirea înregistrărilor vizitatorilor;
  • Oferirea de servicii către clienţi conform contractelor.

Când prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru strategia noastră de comunicare prin marketing, aceasta se bazează pe interesul legitim de a ne promova produsele şi serviciile. Astfel de activităţi de marketing includ:
  • Publicitate pentru produse, servicii şi campanii noi sau existente; efectuarea de activităţi de vânzare şi marketing;
  • Efectuarea de cercetări de piaţă;
  • Obţinerea de statistici şi analize ale utilizării produselor;
  • Contact/comunicare, inclusiv prin platforme de socializare terţe;
  • Contactarea pentru sondaje privind satisfacţia clientului.

Către cine şi în ce scopuri transferăm datele dvs. cu caracter personal?
Nu vom partaja informaţiile dvs. cu niciun alt terţ din afara organizaţiei noastre, exceptând cazul când acest lucru este impus de o obligaţie legală sau când este necesar pentru a executa contractul încheiat cu dvs. Pentru orice alt transfer către terţi, vă vom cere mai întâi consimţământul. 

Datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate către următorii terţi, aflaţi în UE sau în străinătate: firme de audit (în baza solicitărilor legale), consultanţi, autorităţi juridice sau autorităţi publice, reselleri, companii care furnizează servicii, furnizori, acţionari şi alte companii din grupul de logo. 

În cazul în care este luat în considerare un transfer în străinătate, ne vom asigura că se va face într-o ţară care beneficiază de o decizie adecvată emisă de Comisia Europeană sau, alternativ, pe baza unor clauze contractuale standard aprobate.

De ce măsuri de securitate dispunem?
Ne angajăm să vă protejăm securitatea datelor cu caracter personal şi să împiedicăm accesul neautorizat, utilizarea sau divulgarea lor, prin:
  • Controlul accesului fizic în sediile şi locaţiile noastre în care păstrăm datele cu caracter personal
  • Utilizarea de metode tehnologice actualizate
  • Impunerea de politici solide de acces (parole complexe, reguli de tip firewall, autorizare granularizată a accesului etc.)
  • Stocarea criptată a datelor cu caracter personal
  • Monitorizarea continuă a sistemelor proprii
  • Actualizarea politicilor
  • Instruirea şi informarea angajaţilor şi terţilor
  • Asigurarea transferului securizat de date
  • Limitarea accesului la locaţiile sensibile (atât fizic, cât şi logic)

Care sunt drepturile dvs. ca Persoană vizată?
Ca Persoană vizată, conform RGPD, aveţi o serie de drepturi privind Datele dvs. cu caracter personal, iar Totalsoft, ca operator de date, este angajat în respectarea confidenţialităţii dvs. şi în garantarea acestor drepturi.

Dreptul la acces – aveţi dreptul de a obţine confirmarea faptului că Totalsoft prelucrează datele dvs. cu caracter personal şi aveţi dreptul de a accesa aceste date. De asemenea, puteţi solicita informaţii despre: scopul prelucrării; categoriile de date cu caracter personal prelucrate; către cine, în afară de Totalsoft, este posibil să fi fost trimise datele; care a fost sursa informaţiilor (dacă nu aţi furnizat datele direct către Totalsoft) şi cât timp vor fi păstrate.

Dreptul la rectificare – aveţi dreptul să solicitaţi rectificarea sau corectarea datelor dvs. cu caracter personal, dacă acestea sunt incorecte. În acelaşi timp, dacă înregistrările noastre nu sunt complete şi sunt necesare date suplimentare pentru prelucrare, aveţi dreptul să vă completaţi datele cu caracter personal.

Dreptul la ştergere (dreptul de a fi uitat) – dacă nu există niciun motiv obligatoriu pentru prelucrarea continuă, aveţi dreptul de a obţine ştergerea sau eliminarea datelor dvs. cu caracter personal din bazele noastre de date. Reţineţi că acesta nu este un drept absolut, iar Totalsoft îşi rezervă dreptul să-l limiteze la cazurile furnizate în cadrul RGPD (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în corelaţie cu scopurile pentru care au fost colectate, dacă aţi ales să vă opuneţi prelucrării datelor dvs. cu caracter personal sau dacă prelucrarea este ilegală).

Dreptul la restricţionarea prelucrării – aveţi dreptul de a solicita restricţionarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal pentru perioada necesară pentru verificarea acurateţei acestora, dacă obiectaţi în ce priveşte prelucrarea ulterioară, pe baza interesului legitim, sau dacă doriţi să blocaţi datele în contextul exercitării sau apărării unei revendicări juridice. În acelaşi timp, puteţi solicita blocarea datelor dvs. în cazul prelucrării ilegale, în cazul în care nu doriţi ştergerea acestora.

Dreptul la portabilitatea datelor – când vă prelucrăm datele pentru executarea unui contract sau pe baza consimţământului dvs., puteţi solicita ca datele pe care ni le-aţi furnizat să vă fie furnizate, dvs. sau unei alte organizaţii, într-o formă structurată şi care poate fi citită automat.

Dreptul de a se opune – aveţi dreptul de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor dvs. în scopuri de marketing. Pentru prelucrări în alte scopuri decât cele de marketing, aveţi în continuare dreptul de a vă opune, dar este posibil ca obligaţiile legale ale Totalsoft să prevaleze, la fel ca şi interesul legitim preeminent al acestuia de a continua prelucrarea unor astfel de date, inclusiv în cazul exercitării sau apărării unei prevederi juridice.

Dreptul la retragerea consimţământului - când vă prelucrăm datele pe baza consimţământului dvs., aveţi dreptul de a vă retrage acest consimţământ în orice moment.

Vă puteţi exercita drepturile trimiţând o solicitare la adresa dpo@totalsoft.ro. Ne rezervăm dreptul de a vă contacta, pentru a ne asigura că solicitarea provine într-adevăr de la dvs. 

Răspunsul la solicitările dvs. nu implică niciun cost, cu excepţia cazului în care solicitările sunt nefondate, repetitive sau excesive, caz în care vă putem solicita o taxă bazată pe costurile administrative referitoare la solicitarea dvs.

Solicitările dvs. vor primi răspuns în cel mai scurt timp posibil, în funcţie de natura solicitării şi în maxim treizeci de zile, cu excepţia cazului în care suntem nevoiţi să prelungim acest termen, luând în considerare complexitatea solicitării şi/sau numărul de solicitări.

În cursul unei aplicaţii, în eventualitatea partajării de informaţii incomplete sau incorecte sau în cazul în care solicitarea nu este exprimată clar, este posibil să întâmpinăm dificultăţi în rezolvarea solicitărilor dvs., ceea ce poate conduce la întârzieri în procesul de investigare. Compania noastră îşi rezervă toate drepturile legale în cazul unor aplicaţii incorecte, contrare faptelor/legilor sau rău intenţionate.

În cazul în care consideraţi că datele dvs. cu caracter personal sunt utilizate eronat sau că prelucrarea lor de către Totalsoft contravine RGPD, vă rugăm să informaţi RPD la adresa dpo@totalsoft.ro despre problemele privind prelucrarea datelor dvs. şi să-i solicitaţi să ia măsurile corespunzătoare. Dacă problema nu poate fi rezolvată în acest mod, puteţi înainta o plângere către autoritatea naţională de supraveghere, al cărei contact poate fi găsit pe site-ul său web, www.dataprotection.ro

Politica generală de protecție a datelor cu caracter personal
Puteți consulta Politica generală de protecție a datelor cu caracter personal apăsând aici.

Utilizarea site-ului nostru web
La fel ca majoritatea site-urilor, site-ul web Totalsoft colectează automat anumite informaţii şi le stochează în fişiere jurnal. Informaţiile pot include adrese de protocol internet (IP), regiunea sau locaţia generală de unde calculatorul sau dispozitivul dvs. accesează internetul, tipul de browser, sistemul de operare şi alte informaţii despre utilizarea site-ului web Totalsoft, inclusiv un istoric al paginilor pe care le vizualizaţi. Aceste informaţii sunt utilizate pentru o mai bună proiectare a site-ului nostru în concordanţă cu nevoile utilizatorilor. De asemenea, vă putem utiliza adresa IP pentru asistenţă în diagnosticarea problemelor cu serverul nostru şi pentru administrarea site-ului nostru web, analizarea tendinţelor, urmărirea vizitelor pe paginile noastre web şi colectarea de informaţii demografice generale care ne ajută în identificarea preferinţelor vizitatorilor.

Site-ul web Totalsoft utilizează, de asemenea, cookie-uri şi alte tehnologii similare. Acestea ne permit să vă stocăm preferinţele, să vă oferim opţiuni la conectarea la platformele noastre online, să vă livrăm publicitate prin intermediul partenerilor noştri pe baza intereselor dvs. şi, de asemenea, să analizăm modul în care funcţionează site-ul web şi platformele noastre.